Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

P.M. Bedachungs-GmbH, [Straße], [PLZ] Geldern · Telefon: [Telefon] · E-Mail: [E-Mail]. Ein Datenschutzbeauftragter ist nach § 38 BDSG nicht verpflichtend benannt; Datenschutzanfragen richten Sie bitte an die genannte Adresse.

2. Allgemeines

Das P.M. Bedachungs-System ist eine interne Backoffice-Anwendung zur Steuerung von Aufträgen, Disposition, Angeboten/Leistungsverzeichnissen und Rechnungen. Es ist nicht öffentlich zugänglich; der Zugang erfolgt ausschließlich über personenbezogene Benutzerkonten der Mitarbeitenden. Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung der Funktionen sowie zur Erfüllung vertraglicher und gesetzlicher Pflichten erforderlich ist.

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen (Art. 6 DSGVO)

Auftrags-/Dispositionsdaten (Art. 6 Abs. 1 lit. b/f) · Mitarbeiterdaten für die Einsatzplanung (Art. 6 Abs. 1 lit. b/f, § 26 BDSG) · Benutzerkonten, Login und Audit-Log für Zugangs-/ Zugriffskontrolle und IT-Sicherheit (Art. 6 Abs. 1 lit. f, lit. c) · KI-gestützte LV-/Angebots-/Rechnungsauswertung (Art. 6 Abs. 1 lit. b/f, Drittland siehe Abschnitt 5) · interner Auftrags-Chat mit Anhängen (Art. 6 Abs. 1 lit. f) · Rechnungswesen (Art. 6 Abs. 1 lit. b, lit. c i.V.m. HGB/AO).

4. Cookies / lokale Speicherung (§ 25 TDDDG)

Das System verwendet ausschließlich ein technisch notwendiges Session-Cookie (pm_session) zur Aufrechterhaltung der Anmeldung — nach § 25 Abs. 2 TDDDG einwilligungsfrei. Die gewählte Darstellung (hell/dunkel) wird lokal im Browser gespeichert. Es werden keine Tracking-, Marketing- oder Analyse-Cookies eingesetzt.

5. KI-Verarbeitung und Drittlandtransfer (USA)

Zur automatisierten Auswertung von Leistungsverzeichnissen, Angeboten und Rechnungen nutzen wir die KI-Dienste der Anthropic PBC (USA, „Claude-API“). Dabei werden die betreffenden Dokumente an Anthropic übermittelt; diese können personenbezogene Daten enthalten (z. B. Ansprechpartner, Adressen). Mit Anthropic besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag (Art. 28 DSGVO); die Übermittlung stützt sich auf das EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO), ergänzt um EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO). [DPF-/ZDR-Status vor Veröffentlichung bestätigen]. Nach den kommerziellen Bedingungen verwendet Anthropic diese Inhalte nicht zum Training seiner Modelle. KI-Ergebnisse werden stets durch Mitarbeitende geprüft — keine ausschließlich automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO.

6. Empfänger / Auftragsverarbeiter

Jannik Nohn UG (haftungsbeschränkt), Haagsche Allee 20, 47608 Geldern — Entwicklung, Betrieb und Wartung (Art. 28 DSGVO) · Anthropic PBC, USA — KI-Verarbeitung (Sub-Auftragsverarbeiter, Abschnitt 5) · [vServer-Hoster benennen] — Hosting · Steuerberater/Finanzbehörden im gesetzlich erforderlichen Umfang.

7. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist bzw. gesetzliche Aufbewahrungsfristen dies verlangen (insb. 8 Jahre für Buchungsbelege, 6/10 Jahre für weitere Unterlagen nach HGB § 257 / AO § 147). Sicherheits-Protokolle (Audit-Log, enthält IP-Adressen) werden 90 Tage aufbewahrt und danach automatisch gelöscht.

8. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21 — gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen). Wenden Sie sich dazu an den Verantwortlichen (Abschnitt 1); wir antworten grundsätzlich binnen eines Monats (Art. 12 Abs. 3). Zudem besteht ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde, u. a. der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW), Postfach 20 04 44, 40102 Düsseldorf.

9. Datensicherheit

Wir treffen technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO — u. a. TLS-Verschlüsselung der Übertragung, verschlüsselte Ablage sensibler Inhalte (Chat und Datei-Anhänge, AES-256-GCM), rollenbasierte Zugriffskontrolle je Bereich und Protokollierung ändernder Zugriffe.